Asistencia automática
La asistencia automática marca la asistencia de los empleados asignados a un turno basándose en los registros del documento Registro de Empleado y la Configuración de Asistencia Automática de ese turno.
Nota: El Tipo de Turno tiene que estar configurado y asignado a los empleados antes de crear registros de "Registro de Entrada de Empleado". La asistencia se marcará automáticamente solo para los registros de entrada que se creen después de configurar y asignar a un empleado su tipo de turno.
Pasos para configurar la Asistencia Automática
Podés configurar la Asistencia Automática siguiendo los pasos que se mencionan a continuación:
1. Definir el Tipo de Turno con Asistencia Automática habilitada
Vas a tener que definir un Tipo de Turno con la Asistencia Automática habilitada. Podés encontrar los detalles acá.
2. Asignar estos turnos a los empleados
Una vez que hayas configurado un turno, vas a tener que asignarlo a los empleados. Podés asignarlo a un empleado usando uno de los dos métodos que se detallan a continuación:
- Usando la Asignación de Turno: Podés usar el documento de Asignación de Turno para asignar turnos a los empleados por rangos de fechas.
- Usando el campo Turno por Defecto en el maestro de empleados: A veces vas a querer asignar un turno para un empleado para todos los días. Podés hacer esto configurando el siguiente campo en el Empleado:
> Empleado > Detalles de Asistencia y Licencia > Turno por Defecto
Nota: Configurar una Asignación de Turno tiene prioridad sobre el Turno por Defecto. Es decir, si configuraste tanto una asignación de turno como un turno por defecto para un empleado, el sistema va a considerar el turno asignado sobre el predeterminado.
3. Configurar el campo ID de Dispositivo de Asistencia en el Empleado
Los sistemas biométricos suelen tener sus propios IDs para los empleados. Pero el Registro de Entrada de Empleado en Diamo necesita estar mapeado a un empleado.
Para mapear al empleado con sus IDs en el sistema biométrico, tenés que configurar el siguiente campo con el valor correspondiente: Empleado > Detalles de Asistencia y Licencia > ID de Dispositivo de Asistencia (ID de Biométrico/RF tag)
4. Importar o sincronizar Registros de Empleados
Una vez que hayas terminado con los pasos anteriores, podés importar/sincronizar el Registro de Empleado y empezar a generar la asistencia automáticamente.
Preguntas Frecuentes
1. ¿Cómo se determinan los horarios reales de inicio y fin de un turno?
Considerá un Turno Mañana:
- Hora de inicio: 08:00:00
- Hora de fin: 11:30:00
- Permitir registro de entrada antes de la hora de inicio (en minutos): 60
- Permitir registro de salida después de la hora de fin (en minutos): 60
Entonces, la "Hora de Inicio Real" del turno = Hora de inicio - Permitir registro de entrada antes de la hora de inicio = 07:00:00
La "Hora de Fin Real" del turno = Hora de fin + Permitir registro de salida después de la hora de fin = 12:30:00.
2. ¿Cuándo se marca la asistencia automáticamente para un turno en particular?
Se intenta marcar la Asistencia Automática para cada registro de 'Tipo de Turno' cada hora. También podés disparar la asistencia automática manualmente para un solo tipo de turno presionando el botón 'Marcar Asistencia Automática' en el documento de Tipo de Turno.
Una vez que la "Última Sincronización de Registro de Entrada" supera la hora de fin real del turno, todos los registros de entrada de los empleados para ese turno se procesan para marcar la asistencia.
Por ejemplo: Considerá un Turno Mañana:
- Hora de inicio: 08:00:00
- Hora de fin: 11:30:00
- Permitir registro de entrada antes de la hora de inicio (en minutos): 60
- Permitir registro de salida después de la hora de fin (en minutos): 60
Entonces, la hora de inicio real del turno es 07:00:00 y la hora de fin real del turno es 12:30:00.
Una vez que la marca de tiempo de "Última Sincronización de Registro de Entrada" pasa las 12:30:00, esto indica que todos los posibles registros de entrada para ese turno en particular han sido sincronizados/capturados, y es en ese momento cuando se intenta marcar la asistencia.
3. ¿Cómo determina la Asistencia Automática el turno para un Empleado?
El turno de un Empleado en una fecha determinada se determina siguiendo estos pasos:
- Turno asignado a un Empleado en la fecha dada en el documento 'Asignación de Turno'.
- Si no se encuentra lo anterior, el turno se toma del campo 'Turno por Defecto' del documento de 'Empleado'.
- Finalmente, si tampoco se encuentra un turno en el documento de 'Empleado', se asume que el Empleado no pertenece a ningún turno en la fecha dada y el proceso de Asistencia Automática no intentará marcar ninguna asistencia.
4. ¿Cómo determina la Asistencia Automática el Listado de Feriados para un Empleado?
El Listado de Feriados para un empleado se determina de la siguiente manera:
- Si el 'Tipo de Turno' determinado para el empleado tiene un listado de feriados, entonces se considera ese.
- De lo contrario, el listado de feriados se busca ya sea en el campo 'Listado de Feriados' en el documento de Empleado o en el campo 'Listado de Feriados por Defecto' en el documento de la Empresa, en ese orden.
Nota: Es importante que el Listado de Feriados se determine correctamente para que la Asistencia Automática no marque al empleado como 'Ausente' en los días feriados.
5. La mayoría de los dispositivos biométricos no devuelven el Tipo de Registro exacto. En esos casos, ¿cómo determina la asistencia automática qué registro es ENTRADA/SALIDA y cómo calcula las horas de trabajo?
Esto se determina mediante 2 campos en la configuración del Tipo de Turno:
- Determinar Entrada y Salida
- Cálculo de Horas de Trabajo Basado En
Esto se explica en detalle acá.