Flow: agente de Compras

Compras es el asistente específico de Flow para preparar facturas de proveedores, registrar gastos y consultar el IVA de un período.

Este artículo explica su uso, las decisiones que necesitás tomar y los resultados que debés revisar. Para los controles generales del chat, consultá Flow: manual de usuario.

1. Para qué sirve

Compras no confirma contablemente las facturas, no las cancela y no registra su pago.

2. Cómo acceder y qué permisos necesitás

1. Abrí el chat de Flow.
2. Iniciá una conversación nueva con el signo +.
3. Elegí Compras en el selector de asistente, debajo del cuadro de escritura.

No podés cambiar de asistente después de comenzar la conversación. Si ya estás usando el asistente Flow, abrí un chat nuevo.

Podés dejar el selector de modelo en Predeterminado. Elegir otro modelo no cambia las tareas ni los permisos del agente.

Tu usuario necesita acceso a Flow y permisos sobre los datos que se utilizan en la operación.

• Para cargar una factura, necesitás permiso para crear facturas de compra y consultar los registros relacionados.
• Si hace falta crear un proveedor, necesitás permiso para esa creación.
• Si la operación necesita crear o completar el artículo genérico de gastos, también requiere los permisos correspondientes.
• Para corregir un borrador, necesitás permiso para modificarlo.
• Para consultar el IVA, necesitás acceso al reporte Libro de IVA Digital.

Tener acceso al chat no habilita por sí solo estas operaciones.

3. Qué información preparar

Para cargar una factura, adjuntá una copia legible del comprobante o informá sus datos en el chat.

Indicá cuando corresponda:

• Empresa destinataria.
• Proveedor y CUIT.
• Tipo, punto de venta y número del comprobante.
• Fecha del comprobante y fecha de contabilización.
• Descripción, cantidad y precio de cada línea.
• Moneda, cotización e impuestos.
• Si la compra debe actualizar stock.
• Artículos del catálogo y depósitos para las líneas que actualizan stock.
• Cuenta de gasto y centro de costo, si no querés usar los predeterminados.

No hace falta repetir datos que ya se leen en el comprobante. Compras utiliza también la información registrada en el sistema.

Si no informás las fechas, el sistema puede usar la fecha de hoy y avisarlo. Para comprobantes de períodos anteriores, indicá ambas fechas.

Para consultar IVA, prepará el nombre de la empresa y las fechas del período.

No inventes CUIT ni datos fiscales para completar un pedido. Consultá el comprobante o pedí su revisión al responsable.

4. Cómo realizar y aprobar una carga

1. Adjuntá el comprobante, si lo tenés como archivo.
2. Esperá a que termine la carga del archivo.
3. Indicá cómo querés registrar la factura o el gasto.
4. Respondé en la misma conversación si Compras pide una decisión o un dato necesario.

Compras prepara la operación antes de guardar. Puede proponer crear un proveedor que todavía no existe o utilizar GASTO-GENERICO para gastos sin artículo específico.

Esas decisiones se informan en la tarjeta de aprobación. El artículo genérico conserva la descripción del comprobante.

Cuando la preparación está lista, aparece Revisá y confirmá, con la empresa, el proveedor, la moneda, los importes y los avisos.

1. Revisá el resumen.
2. Elegí Confirmar para crear el borrador, o No para rechazar la operación.
3. Esperá la respuesta con el enlace al borrador.
4. Abrí ese enlace para revisar la factura.

Confirmar en el chat autoriza la creación del borrador. No confirma contablemente la factura.

La aprobación tampoco garantiza que la operación termine. El sistema puede rechazarla por permisos, datos faltantes o controles del registro.

El sistema intenta copiar el comprobante adjunto a la nueva factura. Verificá que aparezca en los adjuntos del borrador.

5. Qué revisar en el resultado

5.1. Facturas fiscales y cargas internas

Compras trata la carga como fiscal, salvo que pidas expresamente una carga interna o no fiscal.

Un borrador puede tener datos fiscales incompletos. Compras informa los avisos para que los completes antes de confirmar la factura.

Revisá especialmente:

• Empresa y proveedor.
• CUIT y condición de IVA del proveedor.
• Tipo, punto de venta y número del comprobante.
• Fecha del comprobante y fecha de contabilización.
• Moneda y cotización.
• Cantidades, precios, impuestos y total.
• Cuenta de gasto, centro de costo y depósito, cuando corresponda.
• Archivo adjunto.

Si falta la información de IVA de una Factura A, el borrador puede quedar sin ese impuesto. Revisá el aviso y completalo antes de confirmar.

No uses una carga interna para omitir datos de una factura fiscal real.

5.2. Compras que actualizan stock

Indicá expresamente si la compra debe actualizar stock. Informá los artículos del catálogo y depósitos que correspondan a cada línea.

Si Compras no puede identificar un artículo del catálogo, debe resolver esa duda antes de preparar una carga que actualice stock.

Revisá esta decisión en el borrador. Su creación no equivale a registrar un movimiento de stock confirmado.

5.3. Facturas en otra moneda

Informá la moneda del comprobante y la cotización que corresponde utilizar, si ya la revisaste.

Si falta decidir una tasa, Compras puede consultar la cotización configurada y pedirte que la aceptes.

No supongas que una tasa configurada representa la cotización que corresponde al comprobante. Revisá la moneda y el valor antes de aprobar.

5.4. Correcciones y cargas repetidas

Para pedir una corrección, retomá la conversación donde se creó el borrador e indicá los datos que deben cambiar.

Compras puede regenerar ese borrador y pedirte una nueva aprobación.

La regeneración reemplaza los datos de la factura y descarta cambios hechos a mano en el formulario. Si ya la editaste allí, continuá desde el formulario.

Los borradores de otras conversaciones y las facturas confirmadas no se regeneran mediante este flujo.

Si hubo una interrupción después de aprobar, revisá si el borrador existe antes de pedir otra carga.

El sistema controla posibles duplicados cuando dispone de los datos del comprobante. No reemplaza tu revisión, especialmente si el número está incompleto.

5.5. Consulta de IVA

Sin fechas, la consulta usa el mes calendario en curso. Sin empresa, utiliza la empresa predeterminada y debe indicar cuál tomó.

La respuesta incluye débito fiscal de ventas, crédito fiscal de compras y saldo de IVA a pagar.

El cálculo utiliza los comprobantes confirmados en el sistema a la fecha de consulta. No incluye retenciones, percepciones ni saldos a favor anteriores.

Los borradores no entran en el cálculo. Si falta confirmar o registrar un comprobante, el resultado puede cambiar.

La consulta sigue los criterios del Libro de IVA Digital. Para ventas usa la fecha de emisión. Para compras usa la fecha de contabilización.

Si el saldo es negativo, el crédito fiscal del período supera al débito. No lo interpretes como un importe negativo que debas pagar.

Esta consulta no presenta una declaración ante ARCA. La liquidación formal se realiza desde el módulo contable o impositivo.

6. Ejemplos de uso

Estos pedidos son ejemplos para adaptar, no resultados de operaciones reales. Reemplazá los textos entre corchetes por datos reales y no envíes los corchetes.

6.1. Cargar una factura de servicios

Adjuntá el comprobante antes de enviar el pedido.

Qué escribir:

Cargá la factura adjunta para la empresa [nombre]. Es un servicio sin control de stock. Usá la cuenta y el centro de costo predeterminados.

Qué esperar: una preparación con los datos del comprobante y una tarjeta de aprobación. Compras puede preguntar por decisiones o datos faltantes.

Después de aprobar, esperá el enlace al borrador.

Qué revisar: proveedor, datos fiscales, fechas, moneda, impuestos y total. Verificá también que el comprobante aparezca en los adjuntos.

6.2. Registrar un gasto sin factura fiscal

Qué escribir:

Registrá un gasto interno no fiscal de [importe] pesos por [descripción], con el proveedor [nombre], para la empresa [nombre]. Sin control de stock.

Agregá las fechas si no corresponden a hoy.

Qué esperar: una carga interna y una aprobación para guardar el borrador.

Qué revisar: importe, proveedor, empresa y clasificación del gasto. No uses esta opción para omitir datos de una factura fiscal real.

6.3. Comprar productos y actualizar stock

Adjuntá la factura antes de enviar el pedido.

Qué escribir:

Cargá la factura adjunta para la empresa [nombre], actualizando el stock. El artículo es [código del catálogo] y el depósito es [nombre].

Indicá los artículos y depósitos que correspondan a cada línea.

Qué esperar: Compras identifica los productos del catálogo y prepara el borrador. Si no encuentra un artículo, debe resolver esa duda antes de continuar.

Qué revisar: códigos, cantidades, depósitos y decisión de actualizar stock.

6.4. Cargar una factura en otra moneda

Qué escribir:

Cargá esta factura en [moneda], para la empresa [nombre]. Usá la cotización [tasa], que ya revisé.

Qué esperar: la preparación del borrador en la moneda indicada. Si falta decidir una cotización, Compras puede pedirte que la aceptes.

Qué revisar: moneda, cotización e importes antes de aprobar.

6.5. Corregir un borrador

Retomá la conversación donde Compras creó el borrador.

Qué escribir:

Corregí el borrador que acabás de crear: la cantidad de [artículo] debe ser [cantidad correcta].

Qué esperar: una nueva preparación y una aprobación para regenerar ese borrador, sin crear otra factura.

Qué revisar: la corrección y la advertencia de que se descartan las ediciones manuales. Si ya editaste el formulario, continuá desde allí.

6.6. Consultar el IVA de un período

Qué escribir:

¿Cuánto IVA tengo que pagar por la empresa [nombre], desde el 01/09/2026 hasta el 30/09/2026?

También podés preguntar:

¿Cuánto IVA tengo que pagar este mes?

Qué esperar: débito fiscal de ventas, crédito fiscal de compras y saldo de IVA a pagar.

Qué revisar: empresa, período, comprobantes confirmados y exclusiones del cálculo, explicadas en este artículo.

6.7. Recordar una regla de gastos

Qué escribir:

Recordá que los gastos de [tipo] de la empresa [nombre] usan el centro de costo [nombre]. Esta regla fue confirmada por el responsable.

Qué esperar: Compras puede guardar la regla para futuras conversaciones.

Qué revisar: el contenido y si se guardó como una regla personal o compartida. Indicá el alcance que necesitás.

No guardes contraseñas, claves ni otros datos secretos. Una regla guardada no reemplaza los permisos ni los controles del sistema.

7. Límites y acciones que quedan fuera

• No confirma, cancela ni enmienda facturas. Esas acciones se realizan desde el formulario, con los permisos correspondientes.
• No registra pagos a proveedores ni calcula retenciones al cargar la factura.
• No presenta declaraciones de IVA ante ARCA.
• No regenera borradores de otras conversaciones ni facturas confirmadas.
• No reemplaza la revisión del comprobante y los controles contables.

No tomes el borrador como prueba de que el gasto fue pagado o confirmado contablemente.

El agente consume el crédito compartido del sitio. Para consultar el consumo, seguí las instrucciones de Flow: manual de usuario.

8. Problemas frecuentes

9. Artículos relacionados

• Flow: manual de usuario: acceso al chat, archivos, conversaciones, memoria, permisos y consumo.
• Flow: ejemplos de uso: consultas y cambios de registros con el asistente general Flow.