Proceso de Implementación

Etapa: Preparación del Proyecto

Reunión Inicial

Metodología: Call de 30 minutos.

Objetivo: Presentación del equipo, introducción al proceso de implementación, definición de responsabilidades.

Antes de la Reunión

Para la reunión se deberá preparar una presentación donde deberá incluirse el nombre del cliente y del implementador a cargo. La misma contendrá toda la información sobre los responsables, el proceso y los objetivos que persigue el cliente.

Durante la Reunión

  • Presentar al implementador a cargo y conocer al equipo del cliente.
  • Conocer los objetivos que persigue el cliente con la implementación del software.
  • Definir al Champion y explicar las responsabilidades del mismo respecto a la dirección del proyecto y la comunicación con el implementador a cargo.
  • Explicar las diferentes etapas del proceso de implementación.
  • Mostrar el archivo a completar Escalation Matrix.

El Implementador a cargo llevará a cabo la reunión realizando la presentación y proporcionando luego el archivo para que complete con los principales contactos de la empresa.

La idea es que se lleve un “pantallazo” general del proceso, que vea que hay una metodología que lo respalda; y que se sienta acompañado por el equipo de Diamo.

Al finalizar la etapa

El cliente tendrá que haber comprendido la metodología de trabajo de DiamoERP y las responsabilidades que a los distintos colaboradores de su empresa derivarán del mismo, Comprometerse a completar el formulario con los responsables en un plazo máximo a establecer. Tendremos que tener fijada fecha (aunque sea tentativa) para el relevamiento de los procesos GAP.

Al finalizar la reunión el implementador enviará un mail al responsable con los links de acceso a la carpeta compartida del Drive que contendrá la presentación el archivo a completar. Además proporcionará en dicho mail el link para que agende la call para realizar el GAP.

Presentación (realizar una copia antes de editar): link

Plantilla responsables (realizar una copia antes de editar): link

Relevamiento de Procesos GAP

DE UN CORRECTO RELEVAMIENTO DE PROCESOS GAP DEPENDERÁ EL ÉXITO O FRACASO DE LA IMPLEMENTACIÓN. La complejidad y lapso temporal de esta tarea dependerán de particularidades inherentes a cada compañía.

Metodología: Call de 1:30 hs. Cantidad a determinar.

Objetivo: Conocer los procesos relevantes de la compañía.

Durante la Reunión

  • Identificar los principales procesos que realizan, entendiendo cuáles de ellos son perfectamente adaptables a DiamoERP, cuáles requerirán modificaciones, y cuáles no lo son.
  • Establecer las estrategias pertinentes.
  • Establecer lineamientos claros para todo el proceso de implementación.
  • Analizamos las prácticas de la empresa y la adaptación que las mismas encuentran en DiamoERP.
  • Ponemos especial atención en aquellos procesos que implicarían modificaciones de formas (herramientas) o procesos.

Es recomendable que a la reunión asistan las personas responsables de realizar los procesos en cada área de la empresa ya que la esencia es optimizar el funcionamiento con DiamoERP. Por ello, es buen momento para replantear las prácticas de la empresa “que siempre se hicieron así” ofreciendo valor agregado a través de oportunidades de mejora.

Para aquellos procesos que no resultasen adaptables a DiamoERP, se los debe identificar y buscar soluciones alternativas a través de procesos o potenciales soluciones.

A medida que el implementador va indagando sobre los procesos debe completar la planilla de Análisis GAP.

Centrar la atención en:

  • Aquellos procesos que sufren modificaciones, las cuales deben siempre ser consultadas con el cliente, justificando las mismas;
  • Aquellos procesos clave de negocio, que por su peso e importancia deben ser bien ejecutados, entendidos, y preferentemente optimizados.

Al finalizar la misma

Al finalizar la call analizamos la información brindada y volcamos los procesos a configurar en DiamoERP en dicho archivo en la columna Solución. El implementador deberá comprender todas aquellas tareas clave del cliente, ya sea por importancia o bien por criticidad, y asignarle a las mismas un lugar central dentro del proceso de implementación. Se debe tener en claro cómo realizará estas funciones en DiamoERP, y asegurarnos de que las mismas sean realizables; en especial las mencionadas en el punto anterior. En caso de que no lo sean, tenemos que hacer que lo sean buscando alternativas. Sugerir mejoras y optimizaciones en aquellos procesos que pueden mejorar con el uso de DiamoERP.

Planilla Análisis GAP (realizar una copia antes de editar): link

Plan de Proyecto

Metodología: Completar archivo y enviarlo por mail al cliente

Objetivo: Dejar en claro las diferentes etapas que tendrá el proyecto. Incluye las diferentes fases, tareas, fechas estimadas y responsabilidades.

Durante el proceso

  • Adaptar la metodología y el Plan de Proyecto a las particularidades del cliente, identificando aquellas actividades "encadenadas" a otras, con el objetivo de evitar cuellos de botella.
  • Plan de Proyecto en relación a los puntos de relevancia del GAP.
  • Anotar en un comentario las Configuraciones particulares identificadas en el GAP.
  • Completar el Plan de Proyecto con las fechas estimadas para cada tarea y la fecha de finalización de proyecto. Para que el grafico se genere correctamente, al ingresar la primer fecha, copiar el valor de la celda J4, abrir el editor del gráfico (menú del gráfico > Editar gráfico), ir a Eje horizontal y pegar el valor en el campo "Min.". Una vez completadas las fechas, se puede pasar el gráfico a una hoja aparte, con la opción "Mover a hoja propia" dentro del menú del gráfico.
  • Compartir el Plan de Proyecto con el cliente.

Al finalizar la etapa

  • Tener claramente identificados, con detalle, los distintos pasos a seguir y un plazo estimado para los mismos.
  • Que el cliente sea parte de esto y se comprometa con el avance, estableciendo fecha para la call de inicio de importación.

Plan de Proyecto (realizar una copia antes de editar): link

Etapa: Importación y Capacitación

Importación de Configuración, Business BluePrint y Plan de Cuentas

Metodología: Call de 1:30 h.

Objetivo: Configurar DiamoERP instancia para la Capacitación del cliente.

En esta etapa se realizará una call con el cliente donde se le explicará cómo debe completar los archivos de importación.

Para ello antes de la reunión se deben tener los archivos de importación en la carpeta del Cliente:

  • en el título del excel reemplazar [PLANTILLA] por el nombre de la Compañía/Cliente, ej Kamburian - Blue Print.
  • en "Categorías - Fixtures" (última columna) pegar la URL del archivo 1.
  • en "Datos Maestros - Instancia" pegar la URL del archivo 2.
  • ocultar pestañas "Categorías - Fixtures", "Datos Maestros - Instancia" y "Datos Maestros - Configuraciones", haciendo click derecho -> Ocultar hoja.
  • de ser necesario, se puede agregar/quitar columnas u hojas, según los datos que se necesite importar. EJ: se puede agregar la hoja de Vendedor, Socio comercial, Suscripciones, Empleados, etc.
  • Plan de Proyecto.

Durante la reunión

  • Se explica el funcionamiento e importancia de las distintas configuraciones solicitadas en el Business Blue Print y Plan de Cuentas.
  • Mencionar que usen el Pegado especial en el Google sheet para que no afecten las fórmulas.
  • No forzar la creación de categorías.
  • Explicación de Direcciones y Contactos. Si la dirección es fiscal se puede obtener por CUIT.
  • Mencionar que cuando terminan el archivo 1 avisen así generamos los Pedidos de certificado de AFIP.
  • Confirmar las fechas para las reuniones de capacitación y agendarlas en el calendario invitando al Champion para que le queden registradas esas fechas. Explicar que previo a la reunión deben hacer la lectura del LMS.

Al finalizar la etapa

  • Crear instancia de Capacitación.
  • El wizard de la instancia se realiza con info del Blueprint.
  • Recibida la información, se deberá proceder a la importación de la misma. Para importar el Plan de cuentas hay que cambiar el orden de las columnas, para que quede Account Name, Parent Account, Account Number, Parent Account Number, Is Group, Account Type, Root Type. No se importa la moneda, se la agrega después en las cuentas en que sea diferente a ARS.
  • Envío de los certificados de AFIP y Padrón A5. Una vez que se crea la Compañía, se generan los Pedidos de CSR y se envían con el siguiente texto: IMPL - Envío Pedidos de Certificado

Documentación interna: link

Formularios: link

Importación de Maestros

Metodología: Calls de consultas (de ser necesarias) y Trabajo en planillas Google Sheets.

Objetivo: Importación de los Maestros del cliente.

En esta etapa se procede a realizar la importación de datos maestros que el cliente completó en los archivos correspondientes.

Al inicio de la etapa

  • Tener configurada la instancia de Capacitación del cliente en DiamoERP.
  • Haber enviado los Pedidos de certificados
  • Haber realizado las copias de los archivos maestros y habérselos explicado al cliente.

Durante la etapa

  • Se contestan dudas por correo/call.
  • Seguimiento de los certificados de AFIP.
  • Se realizan revisiones de la información que el cliente completa para ver si hay que solicitar correcciones.

Al finalizar la etapa

  • Recibida la información, se deberá proceder a la importación de la misma.
  • Se crean usuarios con todos los roles.
  • Una vez importada la información, realizar en instancia replica pruebas de compras (SM, OC, FC, Recibo, Pago) y ventas (Cot, OV, FV, Remito, Pago).
  • Repasar Configuraciones en base al GAP.

Documentación interna: link Categorías y Maestros: link

Presentación LMS y Envío de Accesos

Una vez importada la información y realizadas las pruebas básicas de circuitos el implementador enviará un mail al champion solicitando que agende una reunión. En dicha reunión se le explicará, compartiendo pantalla, como acceder al LMS y a la instancia para que puedan avanzar con las capacitaciones básicas. Se les debe explicar también, que una vez que culminen un módulo en el LMS deberán agendar una reunión con el Implementador para ver dudas y los procesos propios. Entonces:

Antes de la reunión

  • Se deberá tener la instancia de Capacitación del cliente en DiamoERP configurada y con los Maestros importados.
  • Se deberá tener los usuarios del champion y responsables dados de alta.
  • Enviar mail al champion para que agende la call para ver el LMS: link

Durante la reunión

  • Se explicará el funcionamiento de LMS e instancia.
  • Se establecerán las pautas para la capacitación.
  • Se facilitarán al cliente los usuarios del champion y responsables dados de alta.
  • Mostrar cómo deben realizar la reserva de call. Recordar que deben enviar las consultas por escrito antes de la call.

Después de la reunión

Enviar el siguiente mail al cliente con el link del LMS, accesos y cursos que debe realizar: link

Al finalizar la etapa

  • El cliente habrá tenido un primer acercamiento con el sistema y con el LMS.
  • Deberá quedar planteada una agenda tentativa de capacitaciones, las cuales se confirmarán de manera autogestiva vía Google Calendar.
  • Deberá estar configurado el certificado de homologación de AFIP.

Documentación interna: link

Link al Google Calendar Implementación: link

Capacitación LMS

Metodología: Lectura LMS + Call 1:30hs

Objetivo: Introducir al cliente en el funcionamiento del sistema y capacitarlo en los procesos particulares de ellos.

Luego de que los usuarios realicen la lectura de los módulos desde el LMS donde aprenderán sobre el funcionamiento básico de DiamoERP, cada vez que finalicen un módulo deberán agendar una reunión con el implementador. En dicha reunión se evacuarán dudas del funcionamiento y procesos básicos aprendidos y se explicará con mayor profundidad los procesos propios del cliente para mostrarles cómo los llevarán en DiamoERP y las mejoras que les proporciona.

Antes de las capacitaciones

  • Deberá estar configurada la instancia del cliente, con la facturación incluída (en particular, certificados de homologación).
  • Los distintos responsables deberían haber visto el material en el LMS.

Durante las capacitaciones

  • Se tratarán aquellos temas sobre los cuales el cliente haya presentado dudas/inconvenientes.
  • Se tratarán aquellos temas que el análisis GAP haya arrojado como relevantes.

Luego de las capacitaciones

  • Se enviará mail con la documentación que refiere al proceso.
  • Los responsables de cada área deberán tener conocimientos de DiamoERP tal que puedan realizar aquellas actividades que les competen utilizando el sistema.
  • Se coordinará fecha tentativa para los escenarios de prueba.

Mail recordatorio: link

Puesta en Producción

Evaluación Final

Metodología: Envío por mail del archivo con los escenarios

Objetivo: Asegurarnos de que el cliente tiene los conocimientos básicos para operar en el sistema.

En esta etapa vamos a verificar que los usuarios cuenten con los conocimientos básicos que le permitan operar en el sistema y resolver cuestiones de configuración. Lo que se busca es minimizar la cantidad de consultas de soporte y que además el cliente no frene su operatoria por situaciones sencillas de resolver. Para ello se debe adaptar la plantilla de Escenarios con el GAP a fin de asegurarnos de que las operatorias planteadas contemplen los procesos personalizados del cliente.

Durante la etapa

  • Enviar al cliente los escenarios de prueba: link
  • Mediante correo validar la fecha de salida a producción preferentemente que sea un lunes e idealmente un 1ero de mes.

Escenarios de prueba: link

Apertura y Puesta en Producción

Metodología: Call de 1:30hs para explicar cómo completar el archivo y demás pasos de la etapa.

Objetivo: Asugurarnos de que estén todas las configuraciones correctamente, realizar las importaciones finales y el asiento de apertura para la salida a producción.

En este momento ya debimos haber acordado y confirmado la fecha de puesta en producción la cual estará validada por el cliente. Para avanzar se debe crear el archivo Apertura en la carpeta del cliente. Reemplazar en el título "[PLANTILLA]" por el nombre del cliente. En la hoja "Fixture" reemplazar las URL por las correspondientes a los archivos del cliente. Ocultar hoja "Fixture".

Durante la call

  • Explicar los archivos que deben completar para la fecha pactada. Se recomiendan entre 2 y 4 días de corte
  • Se evacuarán aquellas dudas que hayan surgido de la planilla de apertura, relacionado a la Importación Final.
  • El cliente debe saber que si modifica los archivos se reimportarán en el día D o si modifica en la instancia se le guarda lo que quieren pero se debe borrar lo transaccional. (ejemplo, de ser necesario se pueden coservar transacciones como facturas de compra, ordenes de ventas, oportunidades, etc)
  • Revisar que esté configurado

Aclaración: mínimo deben aperturar las cajas

Al finalizar la etapa

  • La instancia de DiamoERP debe estar lista para la puesta en productivo.
  • Debemos tener fecha para el GoLive y puesta en productivo.
  • Mail: Recordar también que el viernes por la mañana como máximo deben entregar la información para la importación final. Deberán replicar los comprobantes o movimientos generados entre el día del corte y el día del lanzamiento. IMPL - Apertura/Puesta en producción

Documentación para el cliente: link

Importador de facturas:link

Revisión de Configuraciones y GOlive

Metodología: Contacto vía mail

Objetivo: Revisión de configuraciones y recordatorio al Champion y a los usuarios la fecha de puesta en producción.

En esta etapa se busca evitar que a los usuarios le salgan carteles por falta de configuraciones para que no frenen su operatoria.

Durante la etapa

  • Implementador revisa configuraciones que deben estar por defecto y los circuitos básicos en una réplica.
  • Controlaremos aspectos tales de la instancia del cliente, como los certificados de AFIP o configuraciones fundamentales de compañía.
  • Implementador pasa la instancia a producción (desde el certificado presionar aplicar) y prueba el funcionamiento del certificado solicitando el último número de factura.
  • Colocar en la compañía facturación en modo producción.
  • Actualizar la numeración de las secuencias de Factura de venta.
  • Realizar prueba de facturación: enviar correo al cliente para que genere una factura de $1 y una NC de $1 para asegurarnos del correcto funcionamiento del certificado. link
  • Se notificará a los distintos usuarios, vía correo electrónico, la fecha de puesta en producción. link

Al finalizar la etapa

  • El cliente debe estar en condiciones de utilizar el sistema para las actividades diarias.
  • Se habilitará soporte prioritario durante 7 días luego de la puesta en productivo. (ir al manager e instalar la app Tidio, crear tarjeta en el calendario para en 7 días corridos deshabilitarla, ej si salen lunes el viernes siguiente debemos deshabilitarla). Crear recordatorio en calendario.

Mail para los usuarios: link

Calidad

Metodología: Contacto vía mail

Objetivo: Medir la satisfacción del cliente con el proceso de implementación y detectar puntos de mejora.

A los 7 días de finalizado el soporte prioritario, el implementador se debe poner en contacto con el cliente para obtener feedback sobre cómo les está yendo con el uso del sistema.

Durante la etapa

  • Pasados 7 días de finalizado el soporte prioritario enviar por mail la encuesta de satisfacción.

* Al finalizar la etapa*

  • Una vez realizada la encuesta se dará por finalizado el proyecto y se cambiará el estado a Completado debiendo previamente comunicarlo por mail al Champion.

Mail de Calidad (Encuesta): link

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