Implementando DiamoERP

Luego de navegar jornadas enteras en Internet buscando toda la información disponible acerca de potenciales ERPs para nuestra empresa, invertir tiempo y dinero en consultoría especializada, y concretar varios meetings con distintos proveedores alternativos para tomar la mejor decisión final que tantos recursos utilizados ameritan; llegamos a la elección del ERP que satisface (o mejor satisface) todas nuestras necesidades. ¡Menuda tarea! Y pensar que allí recién comienza el recorrido de adopción (y adaptación) de un nuevo software de gestión, con todo lo que ello implica.

Para entrar un poco en contexto (y no aburrir a los menos entendidos en el tema), el recorrido de incorporación de un nuevo sistema a la empresa puede graficarse de la siguiente manera:

El desafío es grande, e implica distintos estadíos por los cuales la empresa pasará, hasta llegar al objetivo de tener un nuevo software de gestión en producción.

Una etapa fundamental en la incorporación de cualquier software a la empresa (¡y más aún si es un ERP!) es el proceso de implementación. El equipo multidisciplinario de Diamo te acompañará a lo largo del mismo para que esta instancia sea lo más enriquecedora posible.

El proceso de implementación es crucial por varios aspectos. Primero, porque será el momento inicial, de acercamiento, con el software que luego te acompañará a diario. Segundo, porque una correcta implementación es crucial para un aprovechamiento eficiente del sistema. Es el momento de adaptar el software a lo que la empresa necesita, en consecuencia, las decisiones que se tomen prevalecerán en el tiempo y determinarán ciertas formas de usar el sistema (frente a otras también posibles). Sería como la construcción de los "cimientos" de una casa: podemos luego construir habitaciones adicionales, pero para ello debemos tener cimientos que las sostengan.

Derivado de lo anterior, contamos con una metodología especialmente diseñada para la etapa de implementación, en la cual convergen las "mejores prácticas" de software líderes a nivel mundial con la adaptación a DiamoERP, pero sobre todo, a las necesidades puntuales que cada empresa posee.

Para comenzar... El GAP y Plan de Producción

El proceso comienza conociendo la empresa que ha decidido ser parte de DiamoERP: entender la misión, los valores, el funcionamiento, el "core" de su negocio, cuáles son sus actividades clave, cuáles son aquellas operaciones "sensibles" (aquellas que, por su importancia, no pueden interrumpirse ni realizarse incorrectamente). Es fundamental el entendimiento del proceso de negocio, los objetivos, el mercado en el que opera, qué espera de DiamoERP.

El fin último es adaptar DiamoERP a lo que la empresa necesita, y a su vez ofrecer, como valor agregado, una revisión de los procesos de negocio proponiendo aquellas optimizaciones que nuestro equipo (con expertise y conocimiento en el área) aconseja.

La culminación de la primera etapa del proceso de implementación se materializa en un análisis GAP completo, propuesto, conversado, y aceptado por los clientes; junto a la elaboración del Plan de Proyecto. El GAP permitirá brindar la mejor solución posible para cada necesidad empresarial, mientras que el Plan de Proyecto determinará cómo se materializará el proceso de implementación hasta llegar a la puesta en productivo del sistema.

Capacitación de los Usuarios e Importación de Información

Con el Plan de Proyecto como guía comienza la segunda etapa del proceso de implementación, que se centra en la capacitación de los usuarios e importación de la información. Aquí es fundamental el trabajo coordinado entre la empresa y el implementador asignado de DiamoERP. Con simples archivos de Google Sheet solicitaremos la información que el sistema necesita (relativa a proveedores, clientes, productos, stock, etc.) para proceder a una primera importación de la misma, y configuraremos la instancia para que los colaboradores puedan comenzar con el proceso de capacitación.

La capacitación de DiamoERP es sumamente innovadora. De la mano de nuestro ágil LMS (Learning Management System), el conocimiento estará disponible para que puedan incorporarlo a sus rutinas cuándo y dónde les resulte conveniente. A un interactivo campus se suma el acceso a la instancia, para lograr una familiarización inicial y empezar a "jugar" con el sistema; junto a videoconferencias programadas con el implementador asignado.

La tercera y última etapa del proceso de implementación consiste en la Preparación y Puesta en Producción. Se realizará una evaluación de los procesos clásicos, así como integradores, para confirmar que los colaboradores estén en condiciones de incorporar DiamoERP a sus actividades diarias. Posteriormente, se confirmará la fecha del GoLive, y los días previos a la puesta en productivo, se asesorará a los distintos responsables respecto a las actividades que deben realizar para comenzar a utilizar el sistema (asientos de apertura, sincronización de órdenes de venta, etc.).

Ahora sí, ¡listo para usarse!

El proceso de implementación finaliza en el momento en el cual se realiza la Puesta en Producción del sistema. Pero, como desde Diamo seguimos un criterio de mejora contínua, el feedback es el input de nuestra metodología. Por ello, desde Implementaciones monitoreamos de cerca y mantenemos contacto con la empresa durante las primeras seis semanas de uso.

A partir de allí, el libre acceso al LMS, la disponibilidad de toda la documentación de consulta de DiamoERP, y la posibilidad de solicitar servicio de consultoría especializado permiten profundizar los conocimientos adquiridos, ayudar en el proceso de inducción a los nuevos colaboradores, y aprovechar al máximo todo lo que DiamoERP tiene para facilitar tu día a día.

¡Esto es sólo una parte! Contactanos para coordinar una demo y mostrarte todo lo que DiamoERP tiene para ofrecerte.