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Los usuarios contra el ERP: Sistema viejo vs Sistema nuevo



Por diamo

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La queja habitual

Es muy usual que ante el cambio de un software ERP viejo a uno más moderno en un inicio los usuarios lejos de alegrarse, se quejen agriamente. ¿Es esto razonable?, la verdad que si, y en esta entrada nos proponemos explorar los motivos de tales reclamos.

Los sistemas viejos vs. los nuevos

¿Que es lo que ha cambiado en los nuevos ERPs contra los viejos? varias cosas. En principio la tecnología. Es usual que al día de hoy haya empresas aún saliendo de sistemas en MS-DOS, prácticamente sin uso del mouse, y con respecto a cuestiones funcionales los ERPs actuales son muchos mas abarcativos de las actividades de la compañia, así como sus interacciones con organizaciones externas tales como los bancos, los entes recaudatorios(AFIP, etc), los proveedores, los que realizan la logística, etc. De hecho hoy el ERP es en general el eje que articula toda la información de la empresa cuando hace 20 años era un mero auxiliar operativo.

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´... en el sistema viejo cargaba muchos menos datos y funcionaba ...´


Este es uno de los grandes puntos de reclamo de los usuarios, y la verdad que es exactamente así. Los sistemas más viejos, al ser mucho menos abarcativos y realizar menos funciones requerían de menor carga de datos. Lógicamente también daban mucho menos información a la dirección de la empresa y realizaban menos tareas. Los sitemas actuales exigen ser alimentados de mucha mas información, por ejemplo es usual que a los clientes se les carguen coordenadas de localización geográfica, que en los artículos se carguen referencias a códigos internacionales, o plazos de entrega de diferentes proveedores, etc.


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´... si me equivocaba al cargar algo lo podía modificar sin problemas ...´


Este quizás es el reclamo más típico. Un usuario carga erroneamente una factura, o una orden de compra, o una cobranza y quiere modificarla una semana después sin que queden rastros de dicha operación. De hecho en muchos sistemas de principios de los 90s, o incluso mas recientemente en ERPs pequeños, esto se hacía sin mayores inconvenientes.


El caso es que cuando hoy un ERP genera una factura usualmente la informa al órgano fiscal, al proveedor de logística, genera un asiento contable, etc, cuando se genera un pago a un proveedor se emite e imprime automáticamente el cheque y las retenciones, que también son informadas al organismo fiscal. De este modo revertir algo que se ha hecho implica una operación mucho más cuidadosa, que usualmente requerirá autorizaciones  y revisión de documentación.

Por otra parte hace veinte años los sistemas ERP eran solo apoyo de las operaciones manuales. El sistema informaba la cuenta corriente pero usualmente se controlaba contra los comprobantes. Lo mismo ocurría con el inventario, o con casi toda la información. Hoy la única realidad de la empresa es lo que dice el ERP, de modo que es esencial que lo que se modifica en el sistema tenga niveles de auditoria y procedimientos muy controlados por la dirección de modo de evitar errores, pero fundamentalmente fraudes.


´... El sistema viejo funcionaba mucho más rápido ...´


En este punto confluyen varios factores, y creo que es importante enumerarlos:

  • Si un usuario usa un sistema durante diez años posee una destreza de uso importante. En un sistema nuevo, así sea igual de rápido que el anterior, ese usuario tendrá varios meses hasta llegar al mismo nivel de uso que ya tenía, especialmente cuando en el viejo sistema solo se manejaba con teclado y en el nuevo requiere usar mouse.
  • Los sistemas ERP nuevos, como ya se manifestó más arriba en este post, requieren bastante más carga de información lo cual genera mayor tiempo de carga. Esto usualmente implicará operaciones más precisas y automáticas  para lo que sigue en la cadena de eventos, por ejemplo control de calidad o las entregas de artículos solo por dar un ejemplo.
  • La tecnología de caracteres de principios de los 90s estaba muy orientada a la carga masiva, no así las interfases que vinieron despues, tanto la GUI como la web. Esto conspira también en cierta medida contra la velocidad de operación.
  • La tecnología de motores de base de datos se orientó a agilizar enormemente la obtención de información y esto en alguna medida se realiza en detrimento de los tiempos de carga. Hoy uno obtiene cualquier resultado de una base de datos cientos, incluso miles de veces más rápido que en tecnologías obsoletas como los archivos DBFs, no obstante el tiempo de inserción de datos no es muy diferente.


Conclusión

De todo lo expuesto puede surgir la idea de que el usuario no se beneficia con la instalación de ERPs más modernos y abarcativos, y esto muchas veces es así.

El punto es que un ERP no se instala en la empresa para mayor comodidad de esos usuarios, sino para el beneficio de la compañia en la forma de más información gerencial, mayor automatización (que usualmente permite administrar con menos personal), mejora de tiempos de respuesta o menor dependencia de personas específicas. Por este motivo la cuestión de la resistencia al cambio muchas veces deviene de cuestiones irracionales, otras veces no tanto, pero ese ya es un tema de otro análisis.

En Diamo con ERPNext notamos que cuestiones como la curva de aprendizaje del empleado, auditorías y posibilidad de cambios, tienen una perfecta armonía entre facilidad de uso y lo último en cuanto a tecnologías y procesos.




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