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¿Un software de contabilidad por si sólo es suficiente?



Por froldan

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La contabilidad es el corazón del sistema de conocimiento de la empresa. Necesitamos un software de contabilidad para analizar nuestra situación financiera durante un periodo de tiempo, y también para cumplir con los requisitos legales.

Si vemos la tendencia de software en la última década, el software de contabilidad es claro ganador.

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Pero, ¿una solución de contabilidad por si sola es suficiente para satisfacer las necesidades de contabilidad de la empresa?

Para el análisis detallado, supongamos que gestionamos una empresa de fabricación de teléfonos móviles. Procuramos materias primas, las montamos en un teléfono y vendemos estos teléfonos a nuestros distribuidores. Para nosotros, el software de contabilidad nos ayudará a administrar los siguientes requisitos de manera muy eficiente:

  1. Plan de Cuentas, maestro que lleva todos nuestros libros contables
  2. Factura de venta, que le ayuda a realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar de sus clientes.
  3. Factura de compra, para que pueda programar pagos a sus proveedores.
  4. Asientos Contables como pagos, transacciones de gastos, contravalor etc.
  5. Informes de contabilidad como las declaraciones de ganancias y pérdidas, hoja de balance, flujo de fondos, etc

Esto suena como una gran cantidad de funcionalidades y características en una sóla pieza de software. Pero al igual que todo camino conduce a Roma, la empresa también tiene muchos caminos (operaciones) que terminan en Roma, que es la contabilidad. A continuación se presentan algunos escenarios de la empresa que no pueden ser abordados por un software de contabilidad solo.

Contabilidad de stock

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Para la fabricación de los móviles, tendremos que comprar materias primas, como la placa base del móvil, el procesador, la memoria RAM, pantalla, etc. Tras la recepción de los materiales comprados en nuestro almacén, la cuenta de activo actual debe ser actualizada. Pero, si estamos restringidos al software de contabilidad, nuestras últimas compras no se reflejarán en la cuenta de activo actual en tiempo real.

Lo mismo sucede con las entradas de entrega. Queremos que los gastos de los productos terminados se reserven en su entrega al cliente. Esto escapa de una solución de contabilidad.

Fabricación

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En el proceso de fabricación, tenemos que gestionar el costeo de las materias primas y las operaciones. Por lo tanto, para tener un seguimiento en tiempo real de las operaciones de fabricación, es imperativo que nuestras operaciones de fabricación tengan el impacto sobre las cuentas pertinentes. Un MRP sencillo pero integrado a los procesos contables nos ahorraría muchos dolores de cabeza.

Recursos humanos

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Operaciones de módulo de recursos humanos tiene un gran impacto en los libros de cuentas, especialmente para la empresa de servicios. Los salarios de los empleados, los reembolsos de gastos, la gestión de préstamos y los incentivos, todos ellos se completan sólo con una entrada de contabilidad. Prácticamente se puede llegar a no depender de un estudio para administrar estas cuestiones.

Además también tenemos proyectos, servicios y un montón de otras operaciones relacionadas con la contabilidad de alguna manera. Por lo tanto podemos establecer que:

Si estamos restringidos a un software de contabilidad, entonces ni siquiera conseguiremos llevar correctamente nuestra contabilidad.

Necesitamos algo más que eso. Algo que afecta a cada aspecto de nuestras operaciones comerciales.

Enterprise Resource Planning (ERP). Software para todo.

Como su nombre indica, un software para gestionar todos los recursos de nuestra empresa. Dado que maneja el stock, la contabilidad de las existencias viene ya dado por defecto. Llevar un seguimiento de costos relacionados con la fabricación es sumamente sencillo. ¿Recursos humanos? Sus empleados harán la mitad de las entradas que necesita para realizar contabilizaciones. 

Entonces, ¿por qué no todo el mundo utiliza un ERP?

erpdesición

Los siguientes son algunos de los mitos que las personas erróneamente perciben acerca de un software ERP.

Gran empresa: Usted no necesita una solución de ERP a menos que sea una empresa de un millón de dólares.

Precio: Incluso si usted es una gran empresa, no puede permitirse el lujo de comprar una solución ERP sin cavar un gran agujero profundo en su bolsillo.

Usabilidad: El precio no es lo único que necesita para obtener un ERP. Usted debe tener un buen ojo para la interfaz de usuario monumentalmente desastrosa.

Pero ahora, gracias a la nube y las tecnologías de código abierto, la industria de software ERP ha experimentado un cambio de paradigma.

Nube

Solución de ERP basada en la nube ha reducido un costo de licencia el nivel que incluso una pequeña empresa puede permitirse. Usted paga a medida que lo utiliza.

Además, la aplicación basada en la nube tiene sus propios méritos como la accesibilidad en varios lugares y dispositivos. También ahorra su costo en la infraestructura de hardware y la gestión de la misma.

Open Source (Código libre)

El software de código abierto le da mucha flexibilidad en términos de cómo y dónde desea implementar la instancia de ERP de su empresa. Además, con la aplicación de código abierto, obtendrá toda la comunidad y no sólo la compañía privada limitada para su apoyo.

ERPNext

ERPNext es un ERP de código abierto con una gran comunidad a nivel mundial. Cuenta con múltiples módulos para atender todas sus necesidades empresariales e integrados con el módulo de contabilidad donde es necesario. 


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